8min

Vai trò người trung gian, tạo việc giúp, tổng đài, truyền tin

Nhiều trường hợp, bạn là người nhận thông tin và muốn chuyển việc đó cho đồng nghiệp AAA thực hiện, và 1 người BBB nữa ở vai trò giám sát/hỗ trợ; hoặc bỏ trống ô người giám sát/hỗ trợ

Bạn KHÔNG ở cả vai trò thực hiện và cũng KHÔNG ở vai trò giao việc/quản lý/hỗ trợ.

Tạm Gọi là vai trò TRUNG GIAN

Tình huống này sử dụng nhiều ở trong các trường hợp:

1/ Tổng đài - Nhân viên chăm sóc khách hàng: Khách hàng liên hệ với bạn (qua email, điện thoại, chat) và sau đó bạn vào hệ thống sử dụng công cụ tạo việc cho các đồng nghiệp ở ngoài công trường hỗ trợ nhau, vào ngày hôm nay, ngày mai, tuần sau hoặc ngày nào đó ở tương lai. Giảm nhắc nhở lẫn nhau

2/ Cuộc họp: Ghi biên bản cuộc họp và chia việc cho mọi người

3/ Bạn là quản lý. Hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng bạn giao việc cho nhân sự trong phòng bạn và cho các bạn tự kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ lẫn nhau.

Hoặc đối với 1 số việc KHÔNG CẦN người giám sát/hỗ trợ/duyệt thì để trống ô này.

4/ Giao việc chéo phòng: bạn là phòng Thi công, bạn biết nhân sự AAA là người phụ trách bản vẽ phòng ngủ của dự án này.

Bạn tạo trực tiếp một việc "Thay đổi thiết kế phòng ngủ" và nhập bạn AAA vào vị trí thực hiện. Còn bạn BBB trưởng phòng thiết kế vào vị trí quản lý/hỗ trợ/duyệt việc này.

Như vậy thay vì bạn phải tạo việc cho trưởng phòng thiết kế BBB. Rồi sau đó BBB lại chuyển việc đó cho nhân sự AAA thì khác tốn thời gian và cũng không cần thiết...nếu thông tin không quá quan trọng.

Khi team bạn xài quen tính năng giao việc kiểu này, rất tiết kiệm thời gian cho cả team khi phải dời việc và di chuyển thông tin lòng vòng cho nhau.

Khi bạn cần xem lại tình trạng các việc bạn đang ở vai trò TRUNG GIAN thì bạn vào danh sách TRUNG GIAN để kiểm tra

Tất cả mọi người đều biết ai ở vai trò thực hiện, quản lý và trung gian ở ô thông tin chung



Hướng nâng cao hiệu quả (tùy doanh nghiệp):

1/ Danh sách mảng CON/CHÁU do nhân sự nào đang phụ trách trong doanh nghiệp. Ví dụ: tên người chuyên đặt vé máy bay, chuyên lên lịch nghỉ, bảng lương, chấm công, kho, vật tư, hợp đồng. Giảm bớt khâu chuyển cho quản lý rồi quản lý chuyển xuống nhân sự phụ trách

2/ Danh sách mảng phụ trách ở trong từng dự án.

Khi đó người tạo việc sẽ tạo trực tiếp và chính xác cho vị trí phụ trách. Giảm bớt khâu chuyển qua lòng vòng vài người mới tới được người phụ trách.

Chú ý cả 2 bảng danh sách phụ trách là REALTIME, cập nhật ngay lập tức khi có sự phân công mới, hay thuyên chuyển công tác.

Vai trò trung gian hỗ trợ thông tin và tạo việc
Vai trò trung gian hỗ trợ thông tin và tạo việc

Rủi ro ở trường hợp này

Trường hợp này người thực hiện tự cho phép XÓA hẳn việc này. Do họ có quyền người duyệt và bấm tình trạng DUYỆT = "HỦY". Và không thể khôi phục được

Đề xuất: nên có 1 nick ảo, tài khoản ảo cho từng phòng ban. Khi tạo việc thì có thể add nick ảo vào vai trò quản lý/duyệt. Khi đó nhân sự thực hiện KHÔNG thể xóa dễ dàng. Và mọi việc liên quan thống kê trong nick ảo đó. Nhân sự phòng ban sẽ kiểm tra định kỳ và thay phiên nhau quản lý nick ảo này.

Giao liên phòng thì nên add nick ảo nếu bạn CHƯA BIẾT người có vai trò trực tiếp là ai

Hiện nay việc chuyển về người quản lý, trưởng phòng ban là khá nhiều

Nick ảo từng phòng giống như TỔNG ĐÀI TIẾP NHẬN của từng phòng, hoặc giống email support@doanhnghiep.vn

Nhân sự phòng sẽ thay phiên nhau quản lý nick ảo và đón nhận thông tin nhận về mỗi buổi làm việc. Sau đó có nhiệm vụ chia sẻ, chuyển cho nhân sự liên quan trong phòng ban mình. Người tạo đầu tiên sau khi chia sẻ vẫn hiển thị trên bảng thông tin CHUNG.



Xem thêm Trường hợp ô người giao, người duyệt KHÔNG CÓ Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?