website logo
⌘K
⛽Vai trò của Số Hóa Doanh Nghiệp.vn
🎦Giới thiệu chung
🌈Lộ trình roadmap
Lên lộ trình chính xác?
📱Cài đặt trên di động
Android
ios
Tạo group các icon trên di động
🛡️Tài khoản và login
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc - V02
Tạo tài khoản mới
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc
Truy cập login đăng nhập
Tài khoản sử dụng
Lỗi thường gặp khi login
Hướng dẫn Lưu mật khẩu/ password
Tự động thoát ra
⭐Các yêu cầu cơ bản
✅Quản lý công việc
Giao diện công việc: trang chủ
Bảng điều khiển (Dashboard)
Báo cáo
Theo hạn chót Deadline
🆕Tạo việc mới
Chi tiết công việc
Chuyển việc, dời việc
Thông báo: Đã xong-Cần kiểm tra, duyệt
Các Tình trạng công việc
➡️Hành động kế tiếp
Icon sử dụng ở tiêu đề các bảng hàng ngày, tuần, tháng, năm và dự án
👀So sánh các view: bảng, lịch, popup và báo cáo
🔢Chỉ số công việc, icon, emoji hình ảnh
🔍Tìm kiếm công việc
Cấu trúc bố cục hệ thống
🚀Dự án - Project
🚴Dạng bảng, trang danh sách item
☑️Checklist, biểu mẫu
Dạng trang chi tiết, cụ thể
Các trường, các ô trong hệ thống
🗝️Phân quyền truy cập và hiển thị
🔏Các kiểu phân quyền
⛓️Cơ chế vận hành phân quyền
🔋Phân quyền các trường theo vai trò, cấp bậc
🔌Các kiểu phân quyền thông dụng trong hệ thống
Các vai trò
👁️View
Ganttchart
📅Quản lý hàng ngày, hàng tuần
Ví dụ, mô tả
Quản lý hàng ngày
Khoảng thời gian "Kế hoạch" hàng tuần
💞Tạo động lực, tăng cảm xúc
ℹ️Báo cáo - Report
Vấn đề và giải pháp
🔔Thông báo
❗Vấn đề thường gặp
👥Group chat: chat nhóm, theo phòng, dự án
ℹ️Ô Thông tin, ô thông báo
🗨️Comment
⏳Xin nghỉ phép
ℹ️Thông tin cần có
Quy trình xin nghỉ phép
Độ trễ, tạo lịch nghỉ phép sau khi nghỉ
Hình ảnh Module Timeoff trên di động
Chỉnh nghỉ phép - Timeoff Admin
🧑‍🤝‍🧑Quản lý Họp, hẹn, gặp nhau
Quy trình tạo lịch hẹn, họp, gặp
Khi nào sẽ tạo item từ họp hẹn sang App công việc
Không thấy tạo việc họp hẹn bên công việc dù có trong danh sách tham gia lịch hẹn-họp
Bấm nút hành động khi có sự thay đổi
Họp nội bộ nhiều là do đâu?
Thông tin cần thiết
Khi nào việc họp hẹn sẽ được tạo bên công việc
Độ trễ, tạo lịch họp sau khi diễn ra
Thời gian họp, độ dài cuộc họp liên quan tình trạng duyệt
Thay đổi thời gian họp và thay đổi người tham dự
Hình ảnh Module Appointment, Meeting
Việc họp GIỐNG NHAU xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc: 2 lần
Chỉnh cấu hình lịch họp - Admin
Thời lượng họp, thời gian kéo dài cuộc họp trên lý thuyết và thực tế
💰Kế toán - Thu chi
😀Thông tin cần có
🔌Yêu cầu vật tư thiết bị
ℹ️Thông tin cần có
📥Nghiệm thu dự án, công trình
⁉️Phiếu Yêu cầu hỗ trợ system
Hình ảnh Module Helpdesk Wiki
🎗️Các kiểu giải đáp, trả lời và hỗ trợ
⌛Thời gian hướng dẫn
Báo lỗi cần cung cấp thông tin gì
📹Module tạo video
⚡Tạo Kiểu Super Video
💎Dữ liệu
Tại sao không lưu file quan trọng trên phần mềm quản lý công việc
File Bảo mật, bí mật
File upload lên việc, item, dung lượng, kích thước file
Up nhiều file, nhiều hình cùng 1 lần
Các công cụ lưu file, document và hình ảnh
Trang Module dữ liệu
➡️Q&A về quy trình
🧑‍🤝‍🧑Cần duyệt mà không thấy chỗ duyệt, ô duyệt bị ẩn
Tại sao phải bấm 2 lần Duyệt và Xong ở 2 nơi khác nhau
Sao không tạo công việc, giao việc đồng nghiệp vào ngày hôm nay
🧑‍🤝‍🧑Tại sao tôi là quản lý mà nhân sự lại là người duyệt, còn tôi là người thực hiện?
🧭Khác nhau giữa chuyển việc cho đồng nghiệp và việc "Cần kiểm tra" khi bấm tình trạng XONG
❓Q&A thường gặp về kỹ thuật, về hệ thống
Tạo file pdf, in file pdf, excel theo mẫu ở đâu?
In ra PDF từ web
Bấm Hoãn, bấm Hủy rồi mà việc vẫn bị dời ngày tự động
Không mở được link nhận được qua chat, email
Không load được item, không thấy việc mới tạo
😂Nhảy sai việc, nhầm item khi mở link
Tình trạng chốt, dự kiến, và tình trạng duyệt ở các tính năng
🧠Tạo công việc, lịch họp, lịch hẹn rồi mà lại KHÔNG thấy, dù mới vừa tạo
Sao mở app vào buổi sáng lên quá chậm
Sao việc đã dời mà không thấy comment, nhận xét ở việc mới nhất
Việc có nhiều ngày thì làm sao biết được đâu là item ở ngày cuối cùng hay ngày đầu tiên?
Lưu trang hàng ngày, tuần vào favorite trình duyệt rồi nhưng khi click nhảy lại ra trang cũ, không cập nhật mới
Không thấy lịch họp hẹn trong trang hàng ngày?
User muốn sửa ô cụ thể, ô checklist
Xóa hẳn 1 việc ra khỏi hệ thống, không lưu lại
Thao tác, cập nhật tình trạng việc chậm, muốn nhanh hơn
Bấm nút "Đang làm" không được?
Tôi đang/đã cập nhật tình trạng mà nó lại load qua trang khác
Kéo chuột từ trên xuống danh sách thì trang bị load refresh liên tục
Việc sao có nhiều ký tự T, chữ T ở tiêu đề
Các trang, giao diện cứ nhảy nhảy, nháy nháy, reload
Ô thông tin chung hiển thị chậm
Thao tác khó khăn trên di động, hoặc di động hiển thị không đẹp, bị bể, tràn lề
Việc đã duyệt tại sao lại tạo bên hàng ngày, xuất hiện ở hộp công việc nữa?
Tốc độ cập nhật việc chậm, quá chậm
Trong 1 giao diện mà có chữ vừa lưu và xác nhận
Nhiều việc nhìn giống giống, y nhau, trùng lặp, spam, thông báo giống nhau?
Việc họp hoặc nghỉ phép xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc
Thời gian bắt đầu, kết thúc, hạn chót nằm ở đâu? Không thấy?
Nhảy về giao diện không đúng vai trò của tài khoản truy cập?
Cần lấy link item để gởi, link item nằm ở đâu?
Lịch calendar load chậm, tải chậm
⭐Q&A thường gặp về thủ thuật, chiến thuật
Tôi nhớ, tôi quên hoặc việc này ở đâu ra?
Tại sao không báo, không tạo item cho người đồng nghiệp của tôi
Việc đã dời ở tương lai nhưng hôm nay lại làm?
Tạo việc nhầm ngày thì nên dời hay hay hủy, tạo mới
Việc đã bấm xong 100%, nhưng lại làm tiếp tục: cần sửa, nâng cấp
Không duyệt và muốn nhân sự cải tiến, sửa việc thì phải làm sao?
Việc bị trùng, xử lý ra sao? Tạo trùng do nhiều nguồn?
Khi nào ghi việc lớn, tổng thể, khi nào tách thành các việc nhỏ?
Khi nào thì nên nhập người quản lý vào ô duyệt/giao?
Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?
📚Q&A về lý thuyết, về tổng quan
Link của 1 item, URL 1 việc hay 1 danh sách
Giao việc nhân sự vào ngày xa quá thì sợ nhân sự quên?
Thông báo Notification khác gì với việc "Đã xong cần kiểm tra"
Giao việc vào ngày nào là hợp lý?
Tại sao phải quản lý công việc hàng ngày ở mỗi người?
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác gì hệ thống khác
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác khác gì email nội bộ, chat?
Chỉ là suy nghĩ, ý tưởng thì lưu vào đâu?
Thông báo - Notification
⚠️Lỗi thường gặp, lỗi báo
not allowed item 123 in app/table 456, does not belong to
Dấu ba chấm trên tiêu đề
pf-clicked-id=undefined ở URL link
Error: invalid request for allow...in ctx screen
Lỗi báo: PHP Fatal error: Uncaught Exception
Lỗi internal server Error
✍️Sai sót thường gặp
Mở cùng 1 trang cụ thể mà nhiều tab, giống nhau
Lỗi nhập liệu
Thủ thuật máy tính, di động liên quan
Hướng dẫn lưu 1 trang web thành pdf
Đã bấm lưu nhưng mất nội dung đã chỉnh sửa, không cập nhật bản mới nhất
Lưu trang vào favorite, bookmark trình duyệt
Docs powered by archbee 
6min

Vai trò người trung gian, tạo việc giúp, tổng đài, truyền tin

Nhiều trường hợp, bạn là người nhận thông tin và muốn chuyển việc đó cho đồng nghiệp AAA thực hiện, và 1 người BBB nữa ở vai trò giám sát/hỗ trợ; hoặc bỏ trống ô người giám sát/hỗ trợ

Bạn KHÔNG ở cả vai trò thực hiện và cũng KHÔNG ở vai trò giao việc/quản lý/hỗ trợ.

Tạm Gọi là vai trò TRUNG GIAN

Tình huống này sử dụng nhiều ở trong các trường hợp:

1/ Tổng đài - Nhân viên chăm sóc khách hàng: Khách hàng liên hệ với bạn (qua email, điện thoại, chat) và sau đó bạn vào hệ thống sử dụng công cụ tạo việc cho các đồng nghiệp ở ngoài công trường hỗ trợ nhau, vào ngày hôm nay, ngày mai, tuần sau hoặc ngày nào đó ở tương lai. Giảm nhắc nhở lẫn nhau

2/ Cuộc họp: Ghi biên bản cuộc họp và chia việc cho mọi người

3/ Bạn là quản lý. Hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng bạn giao việc cho nhân sự trong phòng bạn và cho các bạn tự kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ lẫn nhau.

Hoặc đối với 1 số việc KHÔNG CẦN người giám sát/hỗ trợ/duyệt thì để trống ô này.

4/ Giao việc chéo phòng: bạn là phòng Thi công, bạn biết nhân sự AAA là người phụ trách bản vẽ phòng ngủ của dự án này.

Bạn tạo trực tiếp một việc "Thay đổi thiết kế phòng ngủ" và nhập bạn AAA vào vị trí thực hiện. Còn bạn BBB trưởng phòng thiết kế vào vị trí quản lý/hỗ trợ/duyệt việc này.

Như vậy thay vì bạn phải tạo việc cho trưởng phòng thiết kế BBB. Rồi sau đó BBB lại chuyển việc đó cho nhân sự AAA thì khác tốn thời gian và cũng không cần thiết...nếu thông tin không quá quan trọng.

Khi team bạn xài quen tính năng giao việc kiểu này, rất tiết kiệm thời gian cho cả team khi phải dời việc và di chuyển thông tin lòng vòng cho nhau.

Khi bạn cần xem lại tình trạng các việc bạn đang ở vai trò TRUNG GIAN thì bạn vào danh sách TRUNG GIAN để kiểm tra

Tất cả mọi người đều biết ai ở vai trò thực hiện, quản lý và trung gian ở ô thông tin chung



Hướng nâng cao hiệu quả (tùy doanh nghiệp):

1/ Danh sách mảng CON/CHÁU do nhân sự nào đang phụ trách trong doanh nghiệp. Ví dụ: tên người chuyên đặt vé máy bay, chuyên lên lịch nghỉ, bảng lương, chấm công, kho, vật tư, hợp đồng. Giảm bớt khâu chuyển cho quản lý rồi quản lý chuyển xuống nhân sự phụ trách

2/ Danh sách mảng phụ trách ở trong từng dự án.

Khi đó người tạo việc sẽ tạo trực tiếp và chính xác cho vị trí phụ trách. Giảm bớt khâu chuyển qua lòng vòng vài người mới tới được người phụ trách.

Chú ý cả 2 bảng danh sách phụ trách là REALTIME, cập nhật ngay lập tức khi có sự phân công mới, hay thuyên chuyển công tác.

Vai trò trung gian hỗ trợ thông tin và tạo việc
Vai trò trung gian hỗ trợ thông tin và tạo việc


Rủi ro ở trường hợp này

Trường hợp này người thực hiện tự cho phép XÓA hẳn việc này. Do họ có quyền người duyệt và bấm tình trạng DUYỆT = "HỦY". Và không thể khôi phục được

Đề xuất: nên có 1 nick ảo, tài khoản ảo cho từng phòng ban. Khi tạo việc thì có thể add nick ảo vào vai trò quản lý/duyệt. Khi đó nhân sự thực hiện KHÔNG thể xóa dễ dàng. Và mọi việc liên quan thống kê trong nick ảo đó. Nhân sự phòng ban sẽ kiểm tra định kỳ và thay phiên nhau quản lý nick ảo này.

Giao liên phòng thì nên add nick ảo nếu bạn CHƯA BIẾT người có vai trò trực tiếp là ai

Hiện nay việc chuyển về người quản lý, trưởng phòng ban là khá nhiều

Nick ảo từng phòng giống như TỔNG ĐÀI TIẾP NHẬN của từng phòng, hoặc giống email support@doanhnghiep.vn

Nhân sự phòng sẽ thay phiên nhau quản lý nick ảo và đón nhận thông tin nhận về mỗi buổi làm việc. Sau đó có nhiệm vụ chia sẻ, chuyển cho nhân sự liên quan trong phòng ban mình. Người tạo đầu tiên sau khi chia sẻ vẫn hiển thị trên bảng thông tin CHUNG.



Xem thêm Trường hợp ô người giao, người duyệt KHÔNG CÓ Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?

Updated 03 Mar 2023
Did this page help you?
Yes
No
UP NEXT
Tạo 1 việc Giống nhau cho nhiều người thực hiện
Docs powered by archbee 
TABLE OF CONTENTS
Bạn KHÔNG ở cả vai trò thực hiện và cũng KHÔNG ở vai trò giao việc/quản lý/hỗ trợ.
Khi bạn cần xem lại tình trạng các việc bạn đang ở vai trò TRUNG GIAN thì bạn vào danh sách TRUNG GIAN để kiểm tra
Rủi ro ở trường hợp này
Trường hợp này người thực hiện tự cho phép XÓA hẳn việc này. Do họ có quyền người duyệt và bấm tình trạng DUYỆT = "HỦY". Và không thể khôi phục được
Giao liên phòng thì nên add nick ảo nếu bạn CHƯA BIẾT người có vai trò trực tiếp là ai
Nick ảo từng phòng giống như TỔNG ĐÀI TIẾP NHẬN của từng phòng, hoặc giống email support@doanhnghiep.vn