website logo
⌘K
⛽Vai trò của Số Hóa Doanh Nghiệp.vn
🎦Giới thiệu chung
🌈Lộ trình roadmap
Lên lộ trình chính xác?
📱Cài đặt trên di động
Android
ios
Tạo group các icon trên di động
🛡️Tài khoản và login
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc - V02
Tạo tài khoản mới
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc
Truy cập login đăng nhập
Tài khoản sử dụng
Lỗi thường gặp khi login
Hướng dẫn Lưu mật khẩu/ password
Tự động thoát ra
⭐Các yêu cầu cơ bản
✅Quản lý công việc
Giao diện công việc: trang chủ
Bảng điều khiển (Dashboard)
Báo cáo
Theo hạn chót Deadline
🆕Tạo việc mới
Chi tiết công việc
Chuyển việc, dời việc
Thông báo: Đã xong-Cần kiểm tra, duyệt
Các Tình trạng công việc
➡️Hành động kế tiếp
Icon sử dụng ở tiêu đề các bảng hàng ngày, tuần, tháng, năm và dự án
👀So sánh các view: bảng, lịch, popup và báo cáo
🔢Chỉ số công việc, icon, emoji hình ảnh
🔍Tìm kiếm công việc
Cấu trúc bố cục hệ thống
🚀Dự án - Project
🚴Dạng bảng, trang danh sách item
☑️Checklist, biểu mẫu
Dạng trang chi tiết, cụ thể
Các trường, các ô trong hệ thống
🗝️Phân quyền truy cập và hiển thị
🔏Các kiểu phân quyền
⛓️Cơ chế vận hành phân quyền
🔋Phân quyền các trường theo vai trò, cấp bậc
🔌Các kiểu phân quyền thông dụng trong hệ thống
Các vai trò
👁️View
Ganttchart
📅Quản lý hàng ngày, hàng tuần
Ví dụ, mô tả
Quản lý hàng ngày
Khoảng thời gian "Kế hoạch" hàng tuần
💞Tạo động lực, tăng cảm xúc
ℹ️Báo cáo - Report
Vấn đề và giải pháp
🔔Thông báo
❗Vấn đề thường gặp
👥Group chat: chat nhóm, theo phòng, dự án
ℹ️Ô Thông tin, ô thông báo
🗨️Comment
⏳Xin nghỉ phép
ℹ️Thông tin cần có
Quy trình xin nghỉ phép
Độ trễ, tạo lịch nghỉ phép sau khi nghỉ
Hình ảnh Module Timeoff trên di động
Chỉnh nghỉ phép - Timeoff Admin
🧑‍🤝‍🧑Quản lý Họp, hẹn, gặp nhau
Quy trình tạo lịch hẹn, họp, gặp
Khi nào sẽ tạo item từ họp hẹn sang App công việc
Không thấy tạo việc họp hẹn bên công việc dù có trong danh sách tham gia lịch hẹn-họp
Bấm nút hành động khi có sự thay đổi
Họp nội bộ nhiều là do đâu?
Thông tin cần thiết
Khi nào việc họp hẹn sẽ được tạo bên công việc
Độ trễ, tạo lịch họp sau khi diễn ra
Thời gian họp, độ dài cuộc họp liên quan tình trạng duyệt
Thay đổi thời gian họp và thay đổi người tham dự
Hình ảnh Module Appointment, Meeting
Việc họp GIỐNG NHAU xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc: 2 lần
Chỉnh cấu hình lịch họp - Admin
Thời lượng họp, thời gian kéo dài cuộc họp trên lý thuyết và thực tế
💰Kế toán - Thu chi
😀Thông tin cần có
🔌Yêu cầu vật tư thiết bị
ℹ️Thông tin cần có
📥Nghiệm thu dự án, công trình
⁉️Phiếu Yêu cầu hỗ trợ system
Hình ảnh Module Helpdesk Wiki
🎗️Các kiểu giải đáp, trả lời và hỗ trợ
⌛Thời gian hướng dẫn
Báo lỗi cần cung cấp thông tin gì
📹Module tạo video
⚡Tạo Kiểu Super Video
💎Dữ liệu
Tại sao không lưu file quan trọng trên phần mềm quản lý công việc
File Bảo mật, bí mật
File upload lên việc, item, dung lượng, kích thước file
Up nhiều file, nhiều hình cùng 1 lần
Các công cụ lưu file, document và hình ảnh
Trang Module dữ liệu
➡️Q&A về quy trình
🧑‍🤝‍🧑Cần duyệt mà không thấy chỗ duyệt, ô duyệt bị ẩn
Tại sao phải bấm 2 lần Duyệt và Xong ở 2 nơi khác nhau
Sao không tạo công việc, giao việc đồng nghiệp vào ngày hôm nay
🧑‍🤝‍🧑Tại sao tôi là quản lý mà nhân sự lại là người duyệt, còn tôi là người thực hiện?
🧭Khác nhau giữa chuyển việc cho đồng nghiệp và việc "Cần kiểm tra" khi bấm tình trạng XONG
❓Q&A thường gặp về kỹ thuật, về hệ thống
Tạo file pdf, in file pdf, excel theo mẫu ở đâu?
In ra PDF từ web
Bấm Hoãn, bấm Hủy rồi mà việc vẫn bị dời ngày tự động
Không mở được link nhận được qua chat, email
Không load được item, không thấy việc mới tạo
😂Nhảy sai việc, nhầm item khi mở link
Tình trạng chốt, dự kiến, và tình trạng duyệt ở các tính năng
🧠Tạo công việc, lịch họp, lịch hẹn rồi mà lại KHÔNG thấy, dù mới vừa tạo
Sao mở app vào buổi sáng lên quá chậm
Sao việc đã dời mà không thấy comment, nhận xét ở việc mới nhất
Việc có nhiều ngày thì làm sao biết được đâu là item ở ngày cuối cùng hay ngày đầu tiên?
Lưu trang hàng ngày, tuần vào favorite trình duyệt rồi nhưng khi click nhảy lại ra trang cũ, không cập nhật mới
Không thấy lịch họp hẹn trong trang hàng ngày?
User muốn sửa ô cụ thể, ô checklist
Xóa hẳn 1 việc ra khỏi hệ thống, không lưu lại
Thao tác, cập nhật tình trạng việc chậm, muốn nhanh hơn
Bấm nút "Đang làm" không được?
Tôi đang/đã cập nhật tình trạng mà nó lại load qua trang khác
Kéo chuột từ trên xuống danh sách thì trang bị load refresh liên tục
Việc sao có nhiều ký tự T, chữ T ở tiêu đề
Các trang, giao diện cứ nhảy nhảy, nháy nháy, reload
Ô thông tin chung hiển thị chậm
Thao tác khó khăn trên di động, hoặc di động hiển thị không đẹp, bị bể, tràn lề
Việc đã duyệt tại sao lại tạo bên hàng ngày, xuất hiện ở hộp công việc nữa?
Tốc độ cập nhật việc chậm, quá chậm
Trong 1 giao diện mà có chữ vừa lưu và xác nhận
Nhiều việc nhìn giống giống, y nhau, trùng lặp, spam, thông báo giống nhau?
Việc họp hoặc nghỉ phép xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc
Thời gian bắt đầu, kết thúc, hạn chót nằm ở đâu? Không thấy?
Nhảy về giao diện không đúng vai trò của tài khoản truy cập?
Cần lấy link item để gởi, link item nằm ở đâu?
Lịch calendar load chậm, tải chậm
⭐Q&A thường gặp về thủ thuật, chiến thuật
Tôi nhớ, tôi quên hoặc việc này ở đâu ra?
Tại sao không báo, không tạo item cho người đồng nghiệp của tôi
Việc đã dời ở tương lai nhưng hôm nay lại làm?
Tạo việc nhầm ngày thì nên dời hay hay hủy, tạo mới
Việc đã bấm xong 100%, nhưng lại làm tiếp tục: cần sửa, nâng cấp
Không duyệt và muốn nhân sự cải tiến, sửa việc thì phải làm sao?
Việc bị trùng, xử lý ra sao? Tạo trùng do nhiều nguồn?
Khi nào ghi việc lớn, tổng thể, khi nào tách thành các việc nhỏ?
Khi nào thì nên nhập người quản lý vào ô duyệt/giao?
Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?
📚Q&A về lý thuyết, về tổng quan
Link của 1 item, URL 1 việc hay 1 danh sách
Giao việc nhân sự vào ngày xa quá thì sợ nhân sự quên?
Thông báo Notification khác gì với việc "Đã xong cần kiểm tra"
Giao việc vào ngày nào là hợp lý?
Tại sao phải quản lý công việc hàng ngày ở mỗi người?
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác gì hệ thống khác
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác khác gì email nội bộ, chat?
Chỉ là suy nghĩ, ý tưởng thì lưu vào đâu?
Thông báo - Notification
⚠️Lỗi thường gặp, lỗi báo
not allowed item 123 in app/table 456, does not belong to
Dấu ba chấm trên tiêu đề
pf-clicked-id=undefined ở URL link
Error: invalid request for allow...in ctx screen
Lỗi báo: PHP Fatal error: Uncaught Exception
Lỗi internal server Error
✍️Sai sót thường gặp
Mở cùng 1 trang cụ thể mà nhiều tab, giống nhau
Lỗi nhập liệu
Thủ thuật máy tính, di động liên quan
Hướng dẫn lưu 1 trang web thành pdf
Đã bấm lưu nhưng mất nội dung đã chỉnh sửa, không cập nhật bản mới nhất
Lưu trang vào favorite, bookmark trình duyệt
Docs powered by archbee 
5min

Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?

Đây chính là lý do chính tôi đề xuất cần quản lý theo từng ngày: ALL IN ONE.

Thay vì bạn quản lý kiểu khác thì số lượng việc bạn phải nhìn thấy HÀNG NGÀY sẽ x lên 365 ngày: 1 con số khủng khiếp

Hiện tượng tương tự:

Email của bạn cũng nhiều email 1 ngày (nhận, cc, bcc). Hệ thống giúp bạn giảm bớt email nội bộ => Dồn qua thành công việc thì sẽ hiệu quả hơn.

Rõ ràng hộp công việc TRONG NGÀY nhiều là do bao gồm hết tất cả các tác vụ nội bộ THAY CHO email nội bộ và chat, thống kê số cuộc họp, nghỉ phép của bạn trong ngày và số việc thuộc vai trò kiểm tra/duyệt việc người khác đã làm

Dồn về 1 chỗ thì nó sẽ nhiều nhưng chắc chắn ít bị trùng lặp thông tin/dữ liệu, và tốn ít thời gian hơn khi bạn phải kiểm tra thông tin/dữ liệu ở từng chỗ riêng lẻ

Bạn thử tính xem nếu để rời từng hộp email, chat, họp, nghỉ, và các việc cần kiểm tra/duyệt thì số lượng thông tin bạn nhận 1 ngày là bao nhiêu? Và thời gian bạn di chuyển qua lại giữa các màn hình khác nhau của các công cụ khác nhau, tài khoản và mật khẩu cũng khác nhau...là tốn bao nhiêu thời gian

Chưa kể bạn quên là nó nằm ở đâu rồi: Zalo hay viber, facebook chat hay email Dữ liệu bị trùng ở nhiều nơi



Lịch họp, lịch nghỉ cũng được tính là 1 việc => Các hệ thống không có tính lịch họp, nghỉ vào thì mọi người thấy bạn làm có 2 việc và đánh giá bạn làm không hiệu quả.

Nhưng thực tế trong ngày đó bạn đã tham gia 4 cuộc họp.

Hệ thống rất rõ ràng thấy 6 việc là điều rõ ràng công bằng và đánh giá chính xá đúng không

Hoặc bạn làm trực tiếp chỉ có 2 việc nhưng kiểm tra tới 8 việc

Bạn thử thống kê bạn giao việc qua chat, email, gọi điện, họp...và so sánh xem thử cái nào nhiều hơn về số lượng và thời gian?

Một số nguyên nhân và giải pháp đề xuất

Ở vai trò người giao, người duyệt thì sẽ nhận nhiều thông báo từ người thực hiện;

Bạn chọn lựa phù hợp vì sẽ có báo cáo số lượng việc bạn ở vai trò KIỂM TRA.

1 quản lý mà quá ít việc ở vai trò kiểm tra cũng là vấn đề :)

Stt

Các việc kiểu như

Vai trò của bạn

Nguyên nhân / Sử dụng

Đề xuất

1

Thông báo, kiểm tra, có sự thay đổi...

Người duyệt

1. bạn ở vai trò người duyệt nhiều nên sẽ nhận nhiều việc liên quan.

2. Nhân sự của bạn ở vị trí thực hiện nhưng không cập nhật hàng ngày mà dồn lại 1 ngày cập nhật nên số lượng việc dạng "Kiểm tra" dồn dập đến với bạn trong 1 ngày đó 2. Tương tự trong hộp email trao đổi nội bộ/bên ngoài thì bạn cũng nhận được khá nhiều email dạng CC. Cái nào nên CC, cái nào không CC cũng là 1 vấn đề và tốn thời gian

Việc nào quan trọng thì add bạn vào.



Còn việc ít quan trọng hơn thì nhập bạn khác...vào duyệt giúp Ví dụ đi trễ 30 phút thì add người duyệt là người khác. Khi nào nghỉ 1 ngày trở lên thì add cấp trưởng phòng

2

Bạn giao việc cho đồng nghiệp ABC

Người giao

Giảm thông báo bằng cách: 1. Bạn tạo việc cho nhân sự ABC nhưng bạn nhập ô người giao là nhân viên XYZ khác để sau đó người XYZ này hỗ trợ kiểm tra giúp bạn (họ cũng sẽ biết người tạo việc là bạn nhưng nhân viên XYZ sẽ nhận thông báo từ nhân viên ABC) 2. Bạn có thể để trống ô người giao nếu việc không quan trọng

Tùy trường hợp. Chú ý cấp quản lý mà ít việc KIỂM TRA quá cũng không tốt (đùn đẩy việc cho cấp dưới :) ) Phối hợp với phương án chia hỗ trợ ghi ở các bên dưới

4

Bạn chỉ là người tiếp nhận thông tin Chăm sóc khách hàng Quản lý dự án Bạn ít/không liên quan đến việc này

Người tạo việc

Bạn ở vị trí làm việc trực tiếp với khách hàng MLK. Khách hàng liên hệ và yêu cầu công ty làm 1 việc "Thay đổi thiết kế/sơn màu XANH thành thiết kế/sơn màu ĐỎ" ở công trường Bạn tạo việc thay đổi đó cho người thực hiện là nhân viên ABC, và người duyệt là nhân sự XYZ. Bạn chỉ có tên trong chỗ "Người thực hiện" Cả 2 nhân sự ABC và XYZ đang có mặt tại công trường và hỗ trợ nhau tốt hơn.

Nếu bạn quan tâm đến việc này thì sau khi tạo việc ra, bạn nhập tên mình vào ô Người quan tâm (hoặc hệ thống sẽ tự set bạn vào) và theo dõi tiến độ việc này qua chỗ báo cáo các việc bạn đang quan tâm. Ngoài ra, bạn có thể nhập nguồn việc này là liên quan đến khách hàng "MLK" để 2 nhân sự ABC, XYZ có thể chủ động liên hệ thẳng khách hàng "MLK" để hiểu trực tiếp. Thay vì quay ngược về bạn rồi bạn liên hệ lại khách hàng MLK rồi lại cập nhật cho 2 nhân sự ABC, XYZ tại công trường.

5

Chia phân bổ vị trí hỗ trợ cấp quản lý

Cấp trưởng phòng

Bạn có thể quy định trong phòng: nhân sự ABC hỗ trợ duyệt nghỉ phép (thời gian nghỉ ngắn dưới 5 tiếng), nhân sự XYZ hỗ trợ duyệt họp, ...

Vị trí, vai trò hỗ trợ cố định hoặc xoay vòng theo tuần/tháng

6

Nhiều việc do bạn không cập nhật việc hàng ngày



Vẫn giữ danh sách công việc nên dồn lại thành ra nhiều



7

Bạn tham gia vai trò người giao/duyệt nhiều quá

Người giao/duyệt

Bạn có thể áp dụng phương pháp ở trên và add bạn vào chỗ người QUAN TÂM/THEO DÕI thì bạn không nhận việc kiểu DUYỆT hay THÔNG BÁO nữa. Bù lại bạn phải vào ô Quan Tâm mới thấy

Tùy trường hợp

8

Lên kế hoạch không đúng



Dồn việc vào 1 ngày, có ngày nhiều ngày ít việc

Nên có thời điểm trong ngày sáng và chiều.

9

Nhiều việc tên Cần kiểm tra, đã duyệt trong hộp của bạn

Do người đồng nghiệp ở vai trò thực hiện và bạn ở vai trò người duyệt/giao.

Đồng nghiệp của bạn KHÔNG cập nhật hàng ngày và xử lý từng việc.

Họ dồn lại 1 ngày và bấm liên tục DUYỆT/ XONG làm cho hệ thống tạo việc thông báo cho bạn dồn vào 1 ngày

Đề xuất đồng nghiệp, người ở vai trò quản lý, duyệt cũng phải lên cập nhật việc hàng ngày. Tương tự, gởi 10 email khác nhau cho 10 việc khác nhau trong cùng 1 ngày nhờ đồng nghiệp Duyệt/Kiểm tra giúp.

10

Nhiều người giao việc cho bạn

Người thực hiện

Trao đổi với team, cấp quản lý về việc phân bổ công việc

Nhìn vào bảng điều khiển chung cả phòng, từng nhân sự

11

Quản lý, cấp trên giao việc không tối ưu

Quản lý, tạo việc

Tạo 10 việc hôm nay. Thay vì tạo việc rải rác hôm nay 3 việc, mai 3 việc, tuần sau 4 việc

Tập kỹ năng lên kế hoạch và giao việc

12

Các việc "đang diễn ra" nhưng không làm hôm đó vẫn để tất cả các ngày

Người thực hiện

Đúng là việc đang diễn ra. Nhưng không có nghĩa là ngày nào bạn cũng làm việc này. Bạn chỉ quan tâm, theo dõi thôi

Dời việc đến ngày nào đó bạn sẽ check lại. Ví dụ: Đợi khách hàng duyệt hợp đồng Đợi cấp giấy phép xây dựng

13

Phòng khác không biết giao cho ai nên hay gởi trưởng phòng

Dùng nick ảo, support

Giống như gởi email. Phòng khác cứ gởi trưởng phòng rồi trường phòng chuyển email cho nội bộ

Sử dụng thêm 1 nick ảo dạng tương tự Support@Phongban và tổng đài ảo... Khi đó phòng khác nếu KHÔNG biết ai phụ trách việc này trong Phòng / Dự án thì gởi nick ảo này...phụ trách Nhân sự trong phòng sẽ luân phiên kiểm tra và điều tiết công việc trong nick ảo của phòng mình

14

Do thao tác lặp đi lặp lại

Người thực hiện hoặc người giao/duyệt

Bấm nút nhiều lần : duyệt hoặc xong





Hãy phân bổ phòng bạn: Người chuyên lo tạo lịch họp NỘI BỘ, người chuyên lo duyệt lịch nghỉ ngắn hạn (dưới 4 tiếng), hoặc dài hạn là ai...Người nào hỗ trợ nhắc nhở mọi người cập nhật việc hàng ngày, lên kế hoạch tuần sau...Và xoay tua, luân phiên nhau.

Sẽ giảm tải số báo cáo/từng người



Ví dụ khi @ 1 người nhắc nhở thì cũng tạo ra rất nhiều thông báo notification. Nhưng notification không phải là 1 việc nên không có trách nhiệm gì cả.

Mời xem thêmThông báo Notification khác gì với việc "Đã xong cần kiểm tra"

Các kiểu Nhập người giao việc/người duyệt

Tại sao phải quản lý công việc hàng ngày ở mỗi người?

Vai trò người trung gian, tạo việc giúp, tổng đài, truyền tin

Updated 03 Mar 2023
Did this page help you?
Yes
No
UP NEXT
Link của 1 item, URL 1 việc hay 1 danh sách
Docs powered by archbee 
TABLE OF CONTENTS
Rõ ràng hộp công việc TRONG NGÀY nhiều là do bao gồm hết tất cả các tác vụ nội bộ THAY CHO email nội bộ và chat, thống kê số cuộc họp, nghỉ phép của bạn trong ngày và số việc thuộc vai trò kiểm tra/duyệt việc người khác đã làm
Bạn thử tính xem nếu để rời từng hộp email, chat, họp, nghỉ, và các việc cần kiểm tra/duyệt thì số lượng thông tin bạn nhận 1 ngày là bao nhiêu? Và thời gian bạn di chuyển qua lại giữa các màn hình khác nhau của các công cụ khác nhau, tài khoản và mật khẩu cũng khác nhau...là tốn bao nhiêu thời gian
Một số nguyên nhân và giải pháp đề xuất
Hãy phân bổ phòng bạn: Người chuyên lo tạo lịch họp NỘI BỘ, người chuyên lo duyệt lịch nghỉ ngắn hạn (dưới 4 tiếng), hoặc dài hạn là ai...Người nào hỗ trợ nhắc nhở mọi người cập nhật việc hàng ngày, lên kế hoạch tuần sau...Và xoay tua, luân phiên nhau.