12min

Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?

Đây chính là lý do chính tôi đề xuất cần quản lý theo từng ngày: ALL IN ONE.

Thay vì bạn quản lý kiểu khác thì số lượng việc bạn phải nhìn thấy HÀNG NGÀY sẽ x lên 365 ngày: 1 con số khủng khiếp

Hiện tượng tương tự:

Email của bạn cũng nhiều email 1 ngày (nhận, cc, bcc). Hệ thống giúp bạn giảm bớt email nội bộ => Dồn qua thành công việc thì sẽ hiệu quả hơn.

Rõ ràng hộp công việc TRONG NGÀY nhiều là do bao gồm hết tất cả các tác vụ nội bộ THAY CHO email nội bộ và chat, thống kê số cuộc họp, nghỉ phép của bạn trong ngày và số việc thuộc vai trò kiểm tra/duyệt việc người khác đã làm

Dồn về 1 chỗ thì nó sẽ nhiều nhưng chắc chắn ít bị trùng lặp thông tin/dữ liệu, và tốn ít thời gian hơn khi bạn phải kiểm tra thông tin/dữ liệu ở từng chỗ riêng lẻ

Bạn thử tính xem nếu để rời từng hộp email, chat, họp, nghỉ, và các việc cần kiểm tra/duyệt thì số lượng thông tin bạn nhận 1 ngày là bao nhiêu? Và thời gian bạn di chuyển qua lại giữa các màn hình khác nhau của các công cụ khác nhau, tài khoản và mật khẩu cũng khác nhau...là tốn bao nhiêu thời gian

Chưa kể bạn quên là nó nằm ở đâu rồi: Zalo hay viber, facebook chat hay email Dữ liệu bị trùng ở nhiều nơi



Lịch họp, lịch nghỉ cũng được tính là 1 việc => Các hệ thống không có tính lịch họp, nghỉ vào thì mọi người thấy bạn làm có 2 việc và đánh giá bạn làm không hiệu quả.

Nhưng thực tế trong ngày đó bạn đã tham gia 4 cuộc họp.

Hệ thống rất rõ ràng thấy 6 việc là điều rõ ràng công bằng và đánh giá chính xá đúng không

Hoặc bạn làm trực tiếp chỉ có 2 việc nhưng kiểm tra tới 8 việc

Bạn thử thống kê bạn giao việc qua chat, email, gọi điện, họp...và so sánh xem thử cái nào nhiều hơn về số lượng và thời gian?

Một số nguyên nhân và giải pháp đề xuất

Ở vai trò người giao, người duyệt thì sẽ nhận nhiều thông báo từ người thực hiện;

Bạn chọn lựa phù hợp vì sẽ có báo cáo số lượng việc bạn ở vai trò KIỂM TRA.

1 quản lý mà quá ít việc ở vai trò kiểm tra cũng là vấn đề :)

Stt

Các việc kiểu như

Vai trò của bạn

Nguyên nhân / Sử dụng

Đề xuất

1

Thông báo, kiểm tra, có sự thay đổi...

Người duyệt

1. bạn ở vai trò người duyệt nhiều nên sẽ nhận nhiều việc liên quan.

2. Nhân sự của bạn ở vị trí thực hiện nhưng không cập nhật hàng ngày mà dồn lại 1 ngày cập nhật nên số lượng việc dạng "Kiểm tra" dồn dập đến với bạn trong 1 ngày đó 2. Tương tự trong hộp email trao đổi nội bộ/bên ngoài thì bạn cũng nhận được khá nhiều email dạng CC. Cái nào nên CC, cái nào không CC cũng là 1 vấn đề và tốn thời gian

Việc nào quan trọng thì add bạn vào.



Còn việc ít quan trọng hơn thì nhập bạn khác...vào duyệt giúp Ví dụ đi trễ 30 phút thì add người duyệt là người khác. Khi nào nghỉ 1 ngày trở lên thì add cấp trưởng phòng

2

Bạn giao việc cho đồng nghiệp ABC

Người giao

Giảm thông báo bằng cách: 1. Bạn tạo việc cho nhân sự ABC nhưng bạn nhập ô người giao là nhân viên XYZ khác để sau đó người XYZ này hỗ trợ kiểm tra giúp bạn (họ cũng sẽ biết người tạo việc là bạn nhưng nhân viên XYZ sẽ nhận thông báo từ nhân viên ABC) 2. Bạn có thể để trống ô người giao nếu việc không quan trọng

Tùy trường hợp. Chú ý cấp quản lý mà ít việc KIỂM TRA quá cũng không tốt (đùn đẩy việc cho cấp dưới :) ) Phối hợp với phương án chia hỗ trợ ghi ở các bên dưới

4

Bạn chỉ là người tiếp nhận thông tin Chăm sóc khách hàng Quản lý dự án Bạn ít/không liên quan đến việc này

Người tạo việc

Bạn ở vị trí làm việc trực tiếp với khách hàng MLK. Khách hàng liên hệ và yêu cầu công ty làm 1 việc "Thay đổi thiết kế/sơn màu XANH thành thiết kế/sơn màu ĐỎ" ở công trường Bạn tạo việc thay đổi đó cho người thực hiện là nhân viên ABC, và người duyệt là nhân sự XYZ. Bạn chỉ có tên trong chỗ "Người thực hiện" Cả 2 nhân sự ABC và XYZ đang có mặt tại công trường và hỗ trợ nhau tốt hơn.

Nếu bạn quan tâm đến việc này thì sau khi tạo việc ra, bạn nhập tên mình vào ô Người quan tâm (hoặc hệ thống sẽ tự set bạn vào) và theo dõi tiến độ việc này qua chỗ báo cáo các việc bạn đang quan tâm. Ngoài ra, bạn có thể nhập nguồn việc này là liên quan đến khách hàng "MLK" để 2 nhân sự ABC, XYZ có thể chủ động liên hệ thẳng khách hàng "MLK" để hiểu trực tiếp. Thay vì quay ngược về bạn rồi bạn liên hệ lại khách hàng MLK rồi lại cập nhật cho 2 nhân sự ABC, XYZ tại công trường.

5

Chia phân bổ vị trí hỗ trợ cấp quản lý

Cấp trưởng phòng

Bạn có thể quy định trong phòng: nhân sự ABC hỗ trợ duyệt nghỉ phép (thời gian nghỉ ngắn dưới 5 tiếng), nhân sự XYZ hỗ trợ duyệt họp, ...

Vị trí, vai trò hỗ trợ cố định hoặc xoay vòng theo tuần/tháng

6

Nhiều việc do bạn không cập nhật việc hàng ngày



Vẫn giữ danh sách công việc nên dồn lại thành ra nhiều



7

Bạn tham gia vai trò người giao/duyệt nhiều quá

Người giao/duyệt

Bạn có thể áp dụng phương pháp ở trên và add bạn vào chỗ người QUAN TÂM/THEO DÕI thì bạn không nhận việc kiểu DUYỆT hay THÔNG BÁO nữa. Bù lại bạn phải vào ô Quan Tâm mới thấy

Tùy trường hợp

8

Lên kế hoạch không đúng



Dồn việc vào 1 ngày, có ngày nhiều ngày ít việc

Nên có thời điểm trong ngày sáng và chiều.

9

Nhiều việc tên Cần kiểm tra, đã duyệt trong hộp của bạn

Do người đồng nghiệp ở vai trò thực hiện và bạn ở vai trò người duyệt/giao.

Đồng nghiệp của bạn KHÔNG cập nhật hàng ngày và xử lý từng việc.

Họ dồn lại 1 ngày và bấm liên tục DUYỆT/ XONG làm cho hệ thống tạo việc thông báo cho bạn dồn vào 1 ngày

Đề xuất đồng nghiệp, người ở vai trò quản lý, duyệt cũng phải lên cập nhật việc hàng ngày. Tương tự, gởi 10 email khác nhau cho 10 việc khác nhau trong cùng 1 ngày nhờ đồng nghiệp Duyệt/Kiểm tra giúp.

10

Nhiều người giao việc cho bạn

Người thực hiện

Trao đổi với team, cấp quản lý về việc phân bổ công việc

Nhìn vào bảng điều khiển chung cả phòng, từng nhân sự

11

Quản lý, cấp trên giao việc không tối ưu

Quản lý, tạo việc

Tạo 10 việc hôm nay. Thay vì tạo việc rải rác hôm nay 3 việc, mai 3 việc, tuần sau 4 việc

Tập kỹ năng lên kế hoạch và giao việc

12

Các việc "đang diễn ra" nhưng không làm hôm đó vẫn để tất cả các ngày

Người thực hiện

Đúng là việc đang diễn ra. Nhưng không có nghĩa là ngày nào bạn cũng làm việc này. Bạn chỉ quan tâm, theo dõi thôi

Dời việc đến ngày nào đó bạn sẽ check lại. Ví dụ: Đợi khách hàng duyệt hợp đồng Đợi cấp giấy phép xây dựng

13

Phòng khác không biết giao cho ai nên hay gởi trưởng phòng

Dùng nick ảo, support

Giống như gởi email. Phòng khác cứ gởi trưởng phòng rồi trường phòng chuyển email cho nội bộ

Sử dụng thêm 1 nick ảo dạng tương tự Support@Phongban và tổng đài ảo... Khi đó phòng khác nếu KHÔNG biết ai phụ trách việc này trong Phòng / Dự án thì gởi nick ảo này...phụ trách Nhân sự trong phòng sẽ luân phiên kiểm tra và điều tiết công việc trong nick ảo của phòng mình

14

Do thao tác lặp đi lặp lại

Người thực hiện hoặc người giao/duyệt

Bấm nút nhiều lần : duyệt hoặc xong





Hãy phân bổ phòng bạn: Người chuyên lo tạo lịch họp NỘI BỘ, người chuyên lo duyệt lịch nghỉ ngắn hạn (dưới 4 tiếng), hoặc dài hạn là ai...Người nào hỗ trợ nhắc nhở mọi người cập nhật việc hàng ngày, lên kế hoạch tuần sau...Và xoay tua, luân phiên nhau.

Sẽ giảm tải số báo cáo/từng người



Ví dụ khi @ 1 người nhắc nhở thì cũng tạo ra rất nhiều thông báo notification. Nhưng notification không phải là 1 việc nên không có trách nhiệm gì cả.

Mời xem thêmThông báo Notification khác gì với việc "Đã xong cần kiểm tra"

Các kiểu Nhập người giao việc/người duyệt

Tại sao phải quản lý công việc hàng ngày ở mỗi người?

Vai trò người trung gian, tạo việc giúp, tổng đài, truyền tin