Khoảng thời gian "Kế hoạch" hàng tuần
Nên có KHOẢNG THỜI GIAN cố định hàng tuần lên việc tuần sau, kế hoạch cho bản thân, phòng ban và tổ chức
Ví dụ: 14-16h chiều thứ 5 hàng tuần là mỗi nhân sự tự xem và cập nhật, lên kế hoạch Sáng Thứ 6, cấp quản lý sẽ xem, duyệt, bổ sung
Stt | Xem và cập nhật công việc | Cụ thể và hành động | Thời lượng | Số tuần/1 lần |
|---|---|---|---|---|
1 | Cập nhật việc tuần này | Xem ở Danh mục "Việc tuần này của tôi" Cập nhật tình trạng, dời ngày hoặc chuyển việc | 15 phút | 1 |
2 | Việc tôi gần hết hạn | Xem ở Danh mục "Việc gần hết hạn của tôi" Cập nhật tình trạng, dời ngày hoặc chuyển việc | 05 phút | 1 |
3 | Việc tôi đã hết hạn | Xem ở Danh mục "Việc đã hết hạn của tôi" Cập nhật tình trạng, dời ngày hoặc chuyển việc | 05 phút | 1 |
4 | Kế hoạch tuần sau | Xem ở Danh mục "việc tuần sau của tôi", Có ai giao việc cho mình không và trao đổi trước | 05 phút | 1 |
5 | Kế hoạch tháng này | Xem ở Danh mục "việc tháng này của tôi", Có ai giao việc cho mình không và trao đổi trước | 10 phút | 2 |
6 | Kế hoạch tháng sau | Xem ở Danh mục "việc tháng sau của tôi", Có ai giao việc cho mình không và trao đổi trước | 05 phút | 2 |
7 | Việc tôi đang quan tâm | Xem Danh mục việc "Tôi quan tâm" Comment, hoặc nhắc nhở người thực hiện | 05 phút | 2 |
8 | Việc tôi ở vai trò duyệt, kiểm tra | Xem Danh mục việc "Tôi cần duyệt" Duyệt hoặc ghi nhận xét | 10 phút | 1 |
9 | Việc tôi ở vai trò trung gian/truyền tin | Xem Danh mục việc "Tôi ở vai trò trung gian" Tạo ra cho người khác thực hiện và người khác giám sát/quản lý/duyệt | 05 phút | 3 |
10 | Việc tôi đã tạo | Là các việc tôi đã tạo cho tôi, hoặc cho người khác | 05 phút | 2 |
11 | Việc quan trọng | Danh mục việc "Việc Quan trọng" | 10 phút | 1 |
12 | Việc ở các dự án tôi tham gia | Đã bao gồm thông tin ở các mục trên nhưng bố cục cho từng dự án | 15 phút | 1 |
13 | Lịch họp Tuần tới, tháng tới của tôi và phòng ban, mọi người | Xem Danh mục "Lịch họp Tuần tới, tháng tới của tôi", "Lịch họp Tuần tới, tháng tới của phòng ban". Cập nhật hoặc bổ sung, tạo mới | 10 phút | 1 |
14 | Lịch nghỉ phép Tuần tới, tháng tới của tôi và phòng ban, mọi người | Xem Danh mục "Lịch nghỉ phép Tuần tới, tháng tới của tôi", "Lịch nghỉ phép Tuần tới, tháng tới của phòng ban". Cập nhật hoặc bổ sung, tạo mới | 05 phút | 2 |
Lưu ý: Dữ liệu, thông tin ở tất cả Dự án và hàng ngày, tuần, tháng, năm ở phòng ban và từng nhân sự là DUY NHẤT nhưng thể hiện ở nhiều view khác nhau, được lọc sẵn giúp tiện lợi
Cập nhật ở đâu cũng giống nhau.
Nếu đã có mốc giờ cố định, thì hệ thống TỰ ĐỘNG sẽ tạo việc cho nhân sự với tiêu đề " Cập nhật việc tuần tới" vào "14h thứ 5 hàng tuần"
Kèm theo checklist con chi tiết các hạng mục cần kiểm tra (như bảng trên)
Sau khi nhân sự cập nhật việc tuần tới thì cấp quản lý sẽ vào xem và duyệt hàng loạt: Lịch nghỉ, họp và phân bổ các đầu việc giữa các nhân sự
Đây là khó khăn khi cả tổ chức muốn xây dựng 1 thói quen hàng tuần.
Hãy bắt đầu từng bước nhỏ.
Giao việc vào ngày nào là hợp lý? Sao không tạo công việc, giao việc đồng nghiệp vào ngày hôm nay
