website logo
⌘K
⛽Vai trò của Số Hóa Doanh Nghiệp.vn
🎦Giới thiệu chung
🌈Lộ trình roadmap
Lên lộ trình chính xác?
📱Cài đặt trên di động
Android
ios
Tạo group các icon trên di động
🛡️Tài khoản và login
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc - V02
Tạo tài khoản mới
Khóa - chặn tài khoản cũ, nhân sự nghỉ việc
Truy cập login đăng nhập
Tài khoản sử dụng
Lỗi thường gặp khi login
Hướng dẫn Lưu mật khẩu/ password
Tự động thoát ra
⭐Các yêu cầu cơ bản
✅Quản lý công việc
Giao diện công việc: trang chủ
Bảng điều khiển (Dashboard)
Báo cáo
Theo hạn chót Deadline
🆕Tạo việc mới
Chi tiết công việc
Chuyển việc, dời việc
Thông báo: Đã xong-Cần kiểm tra, duyệt
Các Tình trạng công việc
➡️Hành động kế tiếp
Icon sử dụng ở tiêu đề các bảng hàng ngày, tuần, tháng, năm và dự án
👀So sánh các view: bảng, lịch, popup và báo cáo
🔢Chỉ số công việc, icon, emoji hình ảnh
🔍Tìm kiếm công việc
Cấu trúc bố cục hệ thống
🚀Dự án - Project
🚴Dạng bảng, trang danh sách item
☑️Checklist, biểu mẫu
Dạng trang chi tiết, cụ thể
Các trường, các ô trong hệ thống
🗝️Phân quyền truy cập và hiển thị
🔏Các kiểu phân quyền
⛓️Cơ chế vận hành phân quyền
🔋Phân quyền các trường theo vai trò, cấp bậc
🔌Các kiểu phân quyền thông dụng trong hệ thống
Các vai trò
👁️View
Ganttchart
📅Quản lý hàng ngày, hàng tuần
Ví dụ, mô tả
Quản lý hàng ngày
Khoảng thời gian "Kế hoạch" hàng tuần
💞Tạo động lực, tăng cảm xúc
ℹ️Báo cáo - Report
Vấn đề và giải pháp
🔔Thông báo
❗Vấn đề thường gặp
👥Group chat: chat nhóm, theo phòng, dự án
ℹ️Ô Thông tin, ô thông báo
🗨️Comment
⏳Xin nghỉ phép
ℹ️Thông tin cần có
Quy trình xin nghỉ phép
Độ trễ, tạo lịch nghỉ phép sau khi nghỉ
Hình ảnh Module Timeoff trên di động
Chỉnh nghỉ phép - Timeoff Admin
🧑‍🤝‍🧑Quản lý Họp, hẹn, gặp nhau
Quy trình tạo lịch hẹn, họp, gặp
Khi nào sẽ tạo item từ họp hẹn sang App công việc
Không thấy tạo việc họp hẹn bên công việc dù có trong danh sách tham gia lịch hẹn-họp
Bấm nút hành động khi có sự thay đổi
Họp nội bộ nhiều là do đâu?
Thông tin cần thiết
Khi nào việc họp hẹn sẽ được tạo bên công việc
Độ trễ, tạo lịch họp sau khi diễn ra
Thời gian họp, độ dài cuộc họp liên quan tình trạng duyệt
Thay đổi thời gian họp và thay đổi người tham dự
Hình ảnh Module Appointment, Meeting
Việc họp GIỐNG NHAU xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc: 2 lần
Chỉnh cấu hình lịch họp - Admin
Thời lượng họp, thời gian kéo dài cuộc họp trên lý thuyết và thực tế
💰Kế toán - Thu chi
😀Thông tin cần có
🔌Yêu cầu vật tư thiết bị
ℹ️Thông tin cần có
📥Nghiệm thu dự án, công trình
⁉️Phiếu Yêu cầu hỗ trợ system
Hình ảnh Module Helpdesk Wiki
🎗️Các kiểu giải đáp, trả lời và hỗ trợ
⌛Thời gian hướng dẫn
Báo lỗi cần cung cấp thông tin gì
📹Module tạo video
⚡Tạo Kiểu Super Video
💎Dữ liệu
Tại sao không lưu file quan trọng trên phần mềm quản lý công việc
File Bảo mật, bí mật
File upload lên việc, item, dung lượng, kích thước file
Up nhiều file, nhiều hình cùng 1 lần
Các công cụ lưu file, document và hình ảnh
Trang Module dữ liệu
➡️Q&A về quy trình
🧑‍🤝‍🧑Cần duyệt mà không thấy chỗ duyệt, ô duyệt bị ẩn
Tại sao phải bấm 2 lần Duyệt và Xong ở 2 nơi khác nhau
Sao không tạo công việc, giao việc đồng nghiệp vào ngày hôm nay
🧑‍🤝‍🧑Tại sao tôi là quản lý mà nhân sự lại là người duyệt, còn tôi là người thực hiện?
🧭Khác nhau giữa chuyển việc cho đồng nghiệp và việc "Cần kiểm tra" khi bấm tình trạng XONG
❓Q&A thường gặp về kỹ thuật, về hệ thống
Tạo file pdf, in file pdf, excel theo mẫu ở đâu?
In ra PDF từ web
Bấm Hoãn, bấm Hủy rồi mà việc vẫn bị dời ngày tự động
Không mở được link nhận được qua chat, email
Không load được item, không thấy việc mới tạo
😂Nhảy sai việc, nhầm item khi mở link
Tình trạng chốt, dự kiến, và tình trạng duyệt ở các tính năng
🧠Tạo công việc, lịch họp, lịch hẹn rồi mà lại KHÔNG thấy, dù mới vừa tạo
Sao mở app vào buổi sáng lên quá chậm
Sao việc đã dời mà không thấy comment, nhận xét ở việc mới nhất
Việc có nhiều ngày thì làm sao biết được đâu là item ở ngày cuối cùng hay ngày đầu tiên?
Lưu trang hàng ngày, tuần vào favorite trình duyệt rồi nhưng khi click nhảy lại ra trang cũ, không cập nhật mới
Không thấy lịch họp hẹn trong trang hàng ngày?
User muốn sửa ô cụ thể, ô checklist
Xóa hẳn 1 việc ra khỏi hệ thống, không lưu lại
Thao tác, cập nhật tình trạng việc chậm, muốn nhanh hơn
Bấm nút "Đang làm" không được?
Tôi đang/đã cập nhật tình trạng mà nó lại load qua trang khác
Kéo chuột từ trên xuống danh sách thì trang bị load refresh liên tục
Việc sao có nhiều ký tự T, chữ T ở tiêu đề
Các trang, giao diện cứ nhảy nhảy, nháy nháy, reload
Ô thông tin chung hiển thị chậm
Thao tác khó khăn trên di động, hoặc di động hiển thị không đẹp, bị bể, tràn lề
Việc đã duyệt tại sao lại tạo bên hàng ngày, xuất hiện ở hộp công việc nữa?
Tốc độ cập nhật việc chậm, quá chậm
Trong 1 giao diện mà có chữ vừa lưu và xác nhận
Nhiều việc nhìn giống giống, y nhau, trùng lặp, spam, thông báo giống nhau?
Việc họp hoặc nghỉ phép xuất hiện ở nhiều ngày, nhiều lần trong hộp công việc
Thời gian bắt đầu, kết thúc, hạn chót nằm ở đâu? Không thấy?
Nhảy về giao diện không đúng vai trò của tài khoản truy cập?
Cần lấy link item để gởi, link item nằm ở đâu?
Lịch calendar load chậm, tải chậm
⭐Q&A thường gặp về thủ thuật, chiến thuật
Tôi nhớ, tôi quên hoặc việc này ở đâu ra?
Tại sao không báo, không tạo item cho người đồng nghiệp của tôi
Việc đã dời ở tương lai nhưng hôm nay lại làm?
Tạo việc nhầm ngày thì nên dời hay hay hủy, tạo mới
Việc đã bấm xong 100%, nhưng lại làm tiếp tục: cần sửa, nâng cấp
Không duyệt và muốn nhân sự cải tiến, sửa việc thì phải làm sao?
Việc bị trùng, xử lý ra sao? Tạo trùng do nhiều nguồn?
Khi nào ghi việc lớn, tổng thể, khi nào tách thành các việc nhỏ?
Khi nào thì nên nhập người quản lý vào ô duyệt/giao?
Tại sao hộp công việc tôi nhiều việc quá?
📚Q&A về lý thuyết, về tổng quan
Link của 1 item, URL 1 việc hay 1 danh sách
Giao việc nhân sự vào ngày xa quá thì sợ nhân sự quên?
Thông báo Notification khác gì với việc "Đã xong cần kiểm tra"
Giao việc vào ngày nào là hợp lý?
Tại sao phải quản lý công việc hàng ngày ở mỗi người?
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác gì hệ thống khác
Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác khác gì email nội bộ, chat?
Chỉ là suy nghĩ, ý tưởng thì lưu vào đâu?
Thông báo - Notification
⚠️Lỗi thường gặp, lỗi báo
not allowed item 123 in app/table 456, does not belong to
Dấu ba chấm trên tiêu đề
pf-clicked-id=undefined ở URL link
Error: invalid request for allow...in ctx screen
Lỗi báo: PHP Fatal error: Uncaught Exception
Lỗi internal server Error
✍️Sai sót thường gặp
Mở cùng 1 trang cụ thể mà nhiều tab, giống nhau
Lỗi nhập liệu
Thủ thuật máy tính, di động liên quan
Hướng dẫn lưu 1 trang web thành pdf
Đã bấm lưu nhưng mất nội dung đã chỉnh sửa, không cập nhật bản mới nhất
Lưu trang vào favorite, bookmark trình duyệt
Docs powered by archbee 
5min

Khi nào ghi việc lớn, tổng thể, khi nào tách thành các việc nhỏ?

Đây là câu hỏi thường gặp nhất và cũng thường làm chưa hợp lý.

SoHoaDoanhNghiep.vn xin chia sẻ kinh nghiệm.

A. Ghi việc lớn tổng thể

Stt

Nội dung

Cụ thể

Đề xuất

1

Dạng kế hoạch, dự kiến

Ví dụ: Kế hoạch tuần sau

Qua giai đoạn thực thi:

Sau đó vào đúng tuần làm việc đó thì phải tách ra từng việc nhỏ ra

2

Trong cuộc họp ghi lại

Các đầu mục dự án

Sau đó phải tách riêng ra và tạo theo ngày phù hợp. Nếu có công cụ "Meeting Notes to Tasks" thì sẽ giúp được mọi người rất nhiều

3

Quản lý, cấp trên ghi nhanh cho cấp dưới

Ví dụ: tiêu đề Làm gấp mấy cái này và trong ô Cụ thể hay checklist có ghi các việc: A, B, C, D

Nhân sự cấp dưới khi nhận được việc này phải tách các việc A,B,C,D ở ô cụ thể/ô checlist ra từng

Việc lớn ghi tiêu đề còn các việc nhỏ hơn nên ghi ở dạng checklist

1/ Tiện cho việc người nhận sau này tách từng checklist thành từng việc 2/ Từ kế hoạch chung, tổng thể chuyển thành thực thi chi tiết



Ghi chi tiết khi họp, hoặc người quản lý ghi cho nhân sự
Ghi chi tiết khi họp, hoặc người quản lý ghi cho nhân sự






B. Tách ra việc nhỏ

Stt

Nội dung

Ví dụ

Đề xuất

1

Nhân sự làm theo yêu cầu chung của cấp trên

Báo giá dự án A Người nhận việc sẽ tách ra 3 việc riêng: - Báo giá option 1: 500tr/ hoặc phần thô - Báo giá option 2: 1 tỉ / hoặc phần nội thất thi công - Báo giá option 3: 2 tỉ / hoặc phần hồ bơi

Cấp càng cao thì càng ghi chung, tổng quát, sau đó càng đến cấp dưới càng chi tiết hơn Làm xong phần nào sẽ nhờ/ chuyển việc qua cho người khác kiểm tra/duyệt trước. Trong lúc chờ đợi người khác xem thì mình làm tiếp việc option 2

2

Mỗi việc sẽ chuyển tới đồng nghiệp khác nhau

Ví dụ: 1/ Việc A đã xong gởi tới bộ phận kỹ thuật nhờ xem 2/ Việc B đã xong, cần in ra và ký thì chuyển tới thư ký

Tách hạng mục việc lớn ra thành các việc con nếu nó sẽ liên quan đến từng nhân sự kế tiếp khác nhau



Người duyệt, người quan tâm khác nhau

1/ Việc A thì bộ phận thiết kế duyệt 2/ Việc B thì bộ phận kế toán duyệt

Ngoài ra có những người quan tâm thiết kế, tài chính sẽ khác nhau nên cần tách việc lớn ra các việc nhỏ hơn. Không tạo 1 việc kiểu "ôm đồm": Thiết kế A và báo giá B rồi biết nhập ai vào phần người duyệt?

3

Do thời gian hạn chót cần hoàn thành khác nhau, độ ưu tiên cũng khác nhau

1/ Việc A tuần sau là hạn chót rồi. Gấp 2/ Việc B tháng sau mới là hạn chót

Tách ra để chủ động biết việc A nào cần làm trước, việc B nào làm sau



Mô tả cụ thể và file đính kèm khác nhau

1/ Việc tài chính thì file excel 2/ Việc thiết kế thì file hình ảnh

Tách ra nếu mỗi hạng mục là khác nhau về cơ bản: Kế toán, nhân sự, báo cáo, vật tư.

4

Check list con khác nhau

Ví dụ: Kiểm tra báo giá thì cần các checklist con như sau: - Kiểm tra công thức - Kiểm tra hạng mục - Kiểm tra số lượng

SoHoaDoanhNghiep.vn sử dụng hệ thống giúp chuẩn hóa và tự động hoàn toàn checklist giúp cho việc lên chi tiết chỉ trong 1 giây. Giải phóng thao tác cho từng nhân sự ở từng việc cụ thể

3

Đến thời điểm thực hiện

Kế họạch ban đầu là khảo sát dự án thi công. Trước khi đi khảo sát phải tách việc này ra thành:

1/ Trao đổi với chủ dự án 2/ Khảo sát kích thước mặt bằng: Cao, rộng, 3/ Khảo sát phường xóm, xã, nơi thi công 4/ Khảo sát tuyến đường: Hẻm, ngõ hay xa xôi...

Đến thời điểm thực thi thì phải thành từng việc khác nhau, cụ thể hơn.

Từng nhân sự nhận 1 việc nhỏ đó có khi lại tách từng việc nhỏ hơn, lập các check list nhỏ hơn nữa



Các việc lớn tách ra giúp có thể quản lý dễ hơn và dời ngày, chuyển ngày tiện hơn, đặc biệt giảm căng thẳng

1/ Từng việc nhỏ có hạn chót khác nhau 2/ Từng việc nhỏ thì có thể dời ngày phù hợp. Mỗi việc nhỏ khác nhau có các ngày làm việc khác nhau. 3/ Việc nhỏ thì có thể chuyển sang người hỗ trợ khác nhau



1 việc qua từng cấp bậc phải được chi tiết hơn, chia nhỏ việc hơn và nhiều checklist hơn

Vị trí trên cùng giao việc A thì qua cấp trung sẽ phải thành các việc A1 A2 A3 và tới cấp dưới nữa phải là A1.1 A1.2 A1.3 & A2.1 A2.2 & A3.1 A3.2 A3.3



Updated 03 Mar 2023
Did this page help you?
Yes
No
UP NEXT
Khi nào thì nên nhập người quản lý vào ô duyệt/giao?
Docs powered by archbee 
TABLE OF CONTENTS
A. Ghi việc lớn tổng thể
Việc lớn ghi tiêu đề còn các việc nhỏ hơn nên ghi ở dạng checklist
B. Tách ra việc nhỏ
Các việc lớn tách ra giúp có thể quản lý dễ hơn và dời ngày, chuyển ngày tiện hơn, đặc biệt giảm căng thẳng
1 việc qua từng cấp bậc phải được chi tiết hơn, chia nhỏ việc hơn và nhiều checklist hơn