--- title: Khi nào ghi việc lớn, tổng thể, khi nào tách thành các việc nhỏ? slug: khi-nao-ghi-viec-lon-tong-the-khi-nao-tach-thanh-cac-viec-nho createdAt: 2021-07-31T03:10:17.000Z --- Đây là câu hỏi thường gặp nhất và cũng thường làm chưa hợp lý. SoHoaDoanhNghiep.vn xin chia sẻ kinh nghiệm. ### A. Ghi việc lớn tổng thể | **Stt** | **Nội dung** | **Cụ thể** | **Đề xuất** | | ------- | ---------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | 1 | Dạng kế hoạch, dự kiến | Ví dụ: Kế hoạch tuần sau | Qua giai đoạn thực thi:

Sau đó vào đúng tuần làm việc đó thì phải tách ra từng việc nhỏ ra | | 2 | Trong cuộc họp ghi lại | Các đầu mục dự án | Sau đó phải tách riêng ra và tạo theo ngày phù hợp.
Nếu có công cụ "Meeting Notes to Tasks" thì sẽ giúp được mọi người rất nhiều | | 3 | Quản lý, cấp trên ghi nhanh cho cấp dưới | Ví dụ: tiêu đề Làm gấp mấy cái này và trong ô Cụ thể hay checklist có ghi các việc: A, B, C, D | Nhân sự cấp dưới khi nhận được việc này phải tách các việc A,B,C,D ở ô cụ thể/ô checlist ra từng | :::hint{type="success"} ## Việc lớn ghi tiêu đề còn các việc nhỏ hơn nên ghi ở dạng checklist 1/ Tiện cho việc người nhận sau này tách từng checklist thành từng việc 2/ Từ kế hoạch chung, tổng thể chuyển thành thực thi chi tiết ::: **** ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/deMc11gRlgAamZVeSAX-t/jhimyWJeqgR8WWhU357Wg_d0b57540f5bf60b828e77da63d4645d9050e397e.png" size="72" width="845" height="884" caption="Ghi chi tiết khi họp, hoặc người quản lý ghi cho nhân sự" position="center" showCaption="true"} ### B. Tách ra việc nhỏ | Stt | Nội dung | Ví dụ | Đề xuất | | --- | ------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | 1 | Nhân sự làm theo yêu cầu chung của cấp trên | Báo giá dự án A
Người nhận việc sẽ tách ra 3 việc riêng:
- Báo giá option 1: 500tr/ hoặc phần thô
- Báo giá option 2: 1 tỉ / hoặc phần nội thất thi công
- Báo giá option 3: 2 tỉ / hoặc phần hồ bơi | Cấp càng cao thì càng ghi chung, tổng quát, sau đó càng đến cấp dưới càng chi tiết hơn
Làm xong phần nào sẽ nhờ/ chuyển việc qua cho người khác kiểm tra/duyệt trước.

Trong lúc chờ đợi người khác xem thì mình làm tiếp việc option 2 | | 2 | Mỗi việc sẽ chuyển tới đồng nghiệp khác nhau | Ví dụ:
1/ Việc A đã xong gởi tới bộ phận kỹ thuật nhờ xem

2/ Việc B đã xong, cần in ra và ký thì chuyển tới thư ký
| Tách hạng mục việc lớn ra thành các việc con nếu nó sẽ liên quan đến từng nhân sự kế tiếp khác nhau | | | Người duyệt, người quan tâm khác nhau | 1/ Việc A thì bộ phận thiết kế duyệt

2/ Việc B thì bộ phận kế toán duyệt | Ngoài ra có những người quan tâm thiết kế, tài chính sẽ khác nhau nên cần tách việc lớn ra các việc nhỏ hơn.

Không tạo 1 việc kiểu "ôm đồm":
Thiết kế A và báo giá B rồi biết nhập ai vào phần người duyệt? | | 3 | Do thời gian hạn chót cần hoàn thành khác nhau, độ ưu tiên cũng khác nhau | 1/ Việc A tuần sau là hạn chót rồi. Gấp

2/ Việc B tháng sau mới là hạn chót | Tách ra để chủ động biết việc A nào cần làm trước, việc B nào làm sau | | | Mô tả cụ thể và file đính kèm khác nhau | 1/ Việc tài chính thì file excel

2/ Việc thiết kế thì file hình ảnh | Tách ra nếu mỗi hạng mục là khác nhau về cơ bản: Kế toán, nhân sự, báo cáo, vật tư. | | 4 | Check list con khác nhau | Ví dụ: Kiểm tra báo giá thì cần các checklist con như sau:
- Kiểm tra công thức
- Kiểm tra hạng mục
- Kiểm tra số lượng | SoHoaDoanhNghiep.vn sử dụng hệ thống giúp chuẩn hóa và tự động hoàn toàn checklist giúp cho việc lên chi tiết chỉ trong 1 giây.
Giải phóng thao tác cho từng nhân sự ở từng việc cụ thể | | 3 | Đến thời điểm thực hiện | Kế họạch ban đầu là khảo sát dự án thi công.
Trước khi đi khảo sát phải tách việc này ra thành:
1/ Trao đổi với chủ dự án
2/ Khảo sát kích thước mặt bằng: Cao, rộng,

3/ Khảo sát phường xóm, xã, nơi thi công

4/ Khảo sát tuyến đường: Hẻm, ngõ hay xa xôi...

| Đến thời điểm thực thi thì phải thành từng việc khác nhau, cụ thể hơn.

Từng nhân sự nhận 1 việc nhỏ đó có khi lại tách từng việc nhỏ hơn, lập các check list nhỏ hơn nữa
| :::hint{type="success"} ## Các việc lớn tách ra giúp có thể quản lý dễ hơn và dời ngày, chuyển ngày tiện hơn, đặc biệt giảm căng thẳng 1/ Từng việc nhỏ có hạn chót khác nhau 2/ Từng việc nhỏ thì có thể dời ngày phù hợp. Mỗi việc nhỏ khác nhau có các ngày làm việc khác nhau. 3/ Việc nhỏ thì có thể chuyển sang người hỗ trợ khác nhau ::: :::hint{type="info"} ## 1 việc qua từng cấp bậc phải được chi tiết hơn, chia nhỏ việc hơn và nhiều checklist hơn Vị trí trên cùng giao việc A thì qua cấp trung sẽ phải thành các việc A1 A2 A3 và tới cấp dưới nữa phải là A1.1 A1.2 A1.3 & A2.1 A2.2 & A3.1 A3.2 A3.3 :::