10min

Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác khác gì email nội bộ, chat?

A. So với email nội bộ

Stt

Nội dung

Email nội bộ

Hệ thống quản lý Việc

Cụ thể

1

Số lượng task

Thường ghi chung trong 1 email. Và nhiều người, nhiều việc trong 1 email

Tách ra cho từng người



2

Trong ngày

Gởi email là vào trong ngày hôm nay => Quá nhiều, rối Vì nhiều việc trong ngày này KHÔNG cần làm, có khi tháng sau mới quan tâm việc này

Theo thời gian, tạo cho tuần sau, tháng sau...cũng được. Không nhất thiết phải tạo việc cho người ta trong ngày hôm nay

Trong khi việc đó tuần sau, tháng sau mới cần

3

Báo lại khi làm xong

Bằng tay, mà nhiều khi làm phiền với người CC. Không CC thì người ta không theo dõi được

Tự động báo cho người quản lý/duyệt. Còn người quan tâm (CC) thì có 1 mục riêng để theo dõi danh sách việc quan tâm (CC) và không nhận thông báo.

Nếu muốn báo cho người quan tâm (CC) vẫn được. Hoặc tách ra 2 trường hợp: CC cần báo và CC không cần nhận thông báo khi xong

4

Báo cáo thông kê

Không có

Có, tùy chỉnh



5

Lưu trữ, sắp xếp

Theo ngày, và tình trạng của email

Theo dự án, tình trạng việc cụ thể

Thay cho bộ năõ

6

Tự động hóa

Ít

Cao

Có thể chuyển email thành task

7

Chỉ số chuyển việc

Có, thường là RE

Có, 5 kiểu T, D, L, B, P. Có chỉ số tổng

Chỉ số càng nhiều thì việc đó nên được lưu ý

8

Chuyển việc cho đồng nghiệp

Được nhưng không biết ai là người chịu trách nhiệm

Biết được ai là người chịu trách nhiệm tiếp theo qua nút: Phân việc hoặc bàn giao



9

Việc tiếp theo

KHÔNG

Có, nhờ các hành động NEXT ACTION



10

Chuyển cho bản thân

KHÔNG

Có, khi không làm hôm nay thì chuyển qua ngày nào đó ở tương lai



14

Phân quyền vai trò

KHÔNG

Có, theo vai trò từng việc, theo phòng ban, chức vụ

Ai có vai trò gì mới được duyệt, được nhận xét...

15

Bắt đầu, kết thúc, hạn chót

KHÔNG

Biết được cụ thể thời lượng đã làm

16

Checklist

Có thể

Có, Tự động hóa





Chuyển email (reply, forward) cũng tương tự như chuyển việc như trong hệ thống. Riêng hệ thống SoHoaDoanhNghiep có thêm phần: Chuyển cho bản thân. Còn chuyển đồng nghiệp thì tách làm : phân quyền và bàn giao

Có phần tự động và bằng tay



Nếu tích hợp luôn cả email trao đổi với BÊN NGOÀI (Khách hàng, Nhà cung cấp) vào trong hệ thống thì càng tiết kiệm thời gian nhiều hơn cho nhân sự và hiệu quả tăng cao

Liên quan phần tính năng Email to task





Xem thêm Chuyển việc, dời việc

B. So với chat

Stt

Nội dung

Chat

Hệ thống quản lý Việc

Cụ thể

1

Tốc độ gởi thông tin

Rất nhanh vì không có nhập người nhận hay thời gian

Chậm hơn vì phải chọn người nhận, thời gian

Đặc biệt phải chọn thời gian lúc nào là hợp lý => SUY NGHĨ tốn thời gian hơn

2

Tốc độ làm báo cáo

Quá tốn thời gian và không chính xác

Tự động, độ chính xác cao

Tổng thời gian thì hệ thống vẫn nhanh hơn chat

3

Làm phiền

Theo dõi liên tục, nhiều tin nhắn không liên quan đến mình

Chỉ theo dõi việc trên trang hàng ngày.

Mất năng lượng vì phải theo dõi suốt

4

Ngoài giờ

Nhiều

Tạo việc thời điểm ngoài giờ mà không làm phiền người khác



5

Trôi

Tìm lại nội dung khó khăn, trôi



Đây là lý do nhân sự hay bao biện nhất

6

Không liên kết

Không liên kết việc cũ, việc mới, người trước đó và hiện tại

Thấy lịch sử từng việc, theo nhân sự, thời gian



7

File

Tiện nhưng không quản lý file theo việc

Quản lý file theo từng việc



8

Phân quyền

KHÔNG

Có, theo vai trò từng việc, theo phòng ban, chức vụ

Ai có vai trò gì mới được duyệt, được nhận xét...

9

Thời gian bắt đầu, kết thúc và hạn chót

KHÔNG

Biết được cụ thể thời lượng đã làm

10

Checklist con kèm theo việc

KHÔNG

Có, và tự động



11

Tám chuyện ngoài lề, không phải công việc

KHÔNG







CHAT rất nhanh nhưng bù lại KHÔNG THỂ tổng hợp, báo cáo được. Và khi có vấn đề xảy ra thì ...quá tốn thời gian để tìm kiếm, chứng minh và cả team...rối loạn

Vi chat không phân bổ theo từng chủ đề...nên nhanh là đương nhiên



Hướng phối hợp với chat



Chỉ khi gấp



C. Ưu điểm chung so với chat và email nội bộ

Stt

Nội dung

Cụ thể

1

Tạo văn hóa công ty



2

Thể hiện độ chuyên nghiệp



3

Thay cho bộ não phải nhớ



4

Báo cáo theo ngày, tuần, tháng, năm



5

Báo cáo theo phòng ban



6

Báo cáo theo dự án



7

Báo cáo theo từng cá nhân



8

Cải tiến được, tự động hóa nhiều hơn theo thời gian

Giảm thời gian làm việc, và tập trung vào chất lượng thay vì các việc bên lề

9

Tích hợp nghỉ phép, họp hành



10

Báo cáo theo KPI, OKR tùy chỉnh



11

Báo cáo tài chính, dòng tiền





Xem thêm Hệ thống quản lý công việc của SoHoaDoanhNghiep.vn khác gì hệ thống khác